アポイントの取り方
こんにちは。
久しぶりの投稿です。
Twitterではいけしゃあしゃあと投稿しているのでお暇だったら是非✌️
今回は医師や医療従事者へアポイントを取る方法やコツみたいなものを私なりに経験踏まえてご紹介したいと思います。
(「基本中の基本だよ」なんてことも書いてありますが、新卒社員の方や未経験中途、様々な方にお役に立てればと思ってます)
アポ方法に関しては実際社内でも同僚・後輩から多くいただく質問です。
私も知りたいくらい🤣
日頃、先輩ともどうやって取ってる？なんて話題になるし、社内ミーティングでも『効率のいいアポイント方法』と題してディスカッションします。
定期的にアポイント取れている顧客なら問題ないですが懸念されるケースが
①新規アポ(初回の面談)
②いつもアポイント断られる
③そもそも目的としている医師と連絡がつかない
④メーカーとの面談自体お断り
⑤とりあえず連絡方法が色々わからない
大きく分けてこの5つに分類されるのかなと。
勿論、私は今でも失敗続きなんで「これはやれば必ずアポイントが取れる！」なんてことは言えません。
20年選手のベテラン営業マンでさえ、例年表彰されているエースの営業マンでさえ、
アポイントを100％取れません😂
まず①新規アポ(初回の面談)について
MRとか医療メーカーは既存営業が多いので病院自体に飛び込み＆新規アポはそんな多くないです。
でも"初めて会う先生"とか"普段行かないけど適応拡大に向けて会う先生"、
"一応対象診療科だけど今まであんま行かなかった診療科"とかそういうのありません？
この世界の"新規"の定義がいろいろなんで笑、一概になんとも言えない。
とにかく”はじめて”と思われるアポイントに苦戦、というかどういう方法でどんな内容がいいかな、と悩みに悩みます。
私は色々な方法として
・卸(ディーラー)に相談する
→これは定番な方法です。協力的で普段仲良くしていればすぐにコンタクト取ってくれます
・社内で過去にその医師と面談歴があるか探る
→これもよくある方法。社内の日報ツールで検索かければ過去社員が今までどれくらい会ってたり話していたかすぐ分かる。分かればその社員が協力してくれるかも？
・その医師の略歴を見る
→出身大学や直近の勤務先を見て、関連する自分の仲いい先生や普段会っている先生と繋がりがないか調べる。ヒットする感じがあればその仲いい先生に相談してみる。
以上、①は思い当たるところ、こんな感じです。
②いつもアポイント断られるに関して、これは一番悩むケース。
連絡方法も分かるし、レスも来る。でもアポイントになると断る＆レスがなくなるケース。
向こう(医師)にとってその理由は
「有益になる面談じゃなさそう」「本当に時間がない」あたりかなと。
前者に関してはアポイントのメール内容(電話だったら数分でどう伝えるか)が結構重要です。
こういう場合は必ずアポイント内容とそれによってその医師がどのように役に立てそうか、まで明記した方がより効果的かもしれません。
それでも断られることは普通にありますが。笑
これに＋して私がよく使うケースは他の医師の名前を出す、ことです。
アポ取れないけど会いたい顧客ってそれほど営業マンにとっても、会社にとっても重要人物ってことですよね。
なのでその医師と繋がりある医師の名前を出すとより引き付けることができますし、
医師もよりイメージをもって面談に対応してくれる可能性があります。
※もちろん、名前を出す医師には事前に名前をお借りしていいか許可取ったうえで※
製品情報のアポなら「〇〇病院の〇〇先生も最近ご使用頂き、評価をいただきまして先生もご意見もいただきたく・・・」など関連病院かつ関係ある病院や医師の名前出したり、
イベント関連のアポイントなら「近隣の〇〇病院の○○先生もお越し頂く予定です」と添えるなど。
また後者の「本当に時間がない」場合。
これはメールの冒頭でいきなり候補日時を添えて、その後に上記のようなメール文がいいかなと。
時間がなく、せっかちなタイプだと冒頭ダラダラ読むの嫌がるので数秒でメール閉じます。
あと場所の候補も指定していいかもです。
「御多忙でしたら5分程度で手短に終わらせて頂きますので、先生のご要望ありましたら診察室、医局、オペ室付近などはいかがでしょうか」と明記すると向こうも返答しやすいです。
これで私は実際に「〇日〇時、オペ室前で」とだけ来るケース、よくあります。
「③そもそも目的としている医師と連絡がつかない」について。
これはメアドも分からない、過去他の社員誰とも接点がない、卸(ディーラー)も繋がりがない、など未知の世界のやつ。
でもあるあるかと思います。
初っ端出禁を食わらないよう、一旦病院HPでメーカーのアポイント方法について明記されてないか確認しましょう。
コロナになってからこれに関して明記されることが多くなりました。
あと病院HPにはないけど、診療科のページまで飛んで、医局HP内に明記されているケースもあります。
大学病院なら秘書さんのメアドもあるので、そこに連絡するのもいいかもです。
勿論、いきなり秘書さんに連絡するのか良し悪しあるのでちょっと悩む方は病院代表へ電話が一番安泰です。
病院に電話しても受け口の事務の方が断る、というケースも多いのでこれに関しては別途記載したいと思います。
続きの④～に関してはまた後日発信します！
アポイント取得については戦いの毎日ですが、この壁を越えると案件が広がったり、先生との新たな人脈が築けるので地道に進んでいきたいところです🐼
